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La gestión de flotas es esencial para cualquier empresa que necesite gestionar una flota de vehículos. Aunque existen varias soluciones en el mercado, ciertas características distinguen a un sistema realmente eficaz de todos los demás.

La implantación de un software de gestión de flotas debe garantizar un funcionamiento sin problemas, permitiéndote obtener datos en tiempo real sobre el rendimiento de tu flota.

Para evaluar las distintas opciones, debes conocer el estado actual de las tecnologías de gestión de flotas y cómo se adaptan a las necesidades de tu empresa. Encontrar las soluciones de software de gestión de flotas adecuadas es fundamental para la eficiencia operativa y económica.

Tanto si es la primera vez que compras como si estás reevaluando una solución que ya tienes, necesitas un software de seguimiento de flotas con funciones avanzadas que cumpla los requisitos adecuados. En este artículo, presentaremos las características indispensables de un software de gestión de flotas eficaz y por qué son cruciales para un rendimiento óptimo.

¿Qué es una solución de gestión de flotas?

El objetivo principal de la implantación de un software de gestión de flotas es mejorar la eficiencia y tomar decisiones basadas en datos utilizando la visibilidad en tiempo real. Pero, ¿qué es exactamente?

Se trata de un software que utiliza la localización en tiempo real y la tecnología GPS para gestionar el movimiento de los vehículos y otros activos de la flota. En general, este software puede decirte dónde está cada vehículo, su estado y otros datos críticos.

Los gestores de flotas y los propietarios de empresas utilizan esta solución para supervisar las actividades diarias de la flota y mejorar la eficacia operativa.

Las 7 características esenciales para una solución eficaz de gestión de flotas:

Elegir la mejor opción para el mantenimiento de tu flota entre todas las soluciones disponibles en el mercado puede ser todo un reto. Aunque las distintas soluciones ofrecen ventajas únicas, estas características básicas deberían permanecer siempre constantes.

1. Alertas e informes personalizables

Una buena solución de software de gestión de flotas debe disponer de un amplio menú de alertas e informes personalizables. Debe proporcionar alertas en tiempo real sobre la actividad de la flota, tales como:

• Entrada o salida de la geovalla
• Exceso de velocidad
• Frenazos bruscos
• Reducción excesiva de la velocidad
• Distancia corta con el coche de delante
• Encendido y apagado

Además, debe recibir alertas sobre la salud de su vehículo, incluidos los activadores de los códigos de avería de diagnóstico (código DTC), la batería y los niveles de combustible. Tu solución de gestión de flotas también debe incluir alertas de incidentes e informes programados sobre la utilización de recursos, el ahorro de combustible y la gestión de la flota.

Los informes también deben tener la posibilidad de personalizarse para proporcionarte información sobre el comportamiento del conductor.

• Geovallas fáciles de usar

Una geovalla te permite establecer una frontera virtual para tu flota.

Elige una solución de seguimiento de flotas con funciones de geovalla fáciles de configurar. La mayoría de las geovallas tienen formas estándar, como rectángulos, cuadrados y círculos. Sin embargo, para crear límites virtuales con formas irregulares, tu solución para flotas debe tener la capacidad de personalizarlos.

Asimismo, la geovalla debe incluir alertas y marcas de tiempo, que te permitan saber cuándo una de tus flotas entra o sale de un área específica. Las personalizaciones de acceso basadas en roles son una ventaja, ya que permiten personalizar informes y alertas para partes interesadas específicas.

• Interfaz fácil de usar con acceso móvil

Una interfaz de usuario fácil de usar es muy útil para simplificar el flujo de trabajo.

Para mejorar la experiencia general del usuario, la solución elegida debe tener:

• Un flujo de trabajo sencillo e intuitivo
• Una experiencia de usuario móvil y la posibilidad de acceder desde distintos dispositivos (ordenador de sobremesa, tableta y teléfono móvil)
• Acceso a los datos con un solo clic

• Videotelemática integrada

Otra característica indispensable para el software de gestión de flotas de vehículos es disponer de videotelemática integrada. En general, debe contar con cámaras inteligentes integradas directamente en la flota, proporcionando así información útil sobre lo que ocurre en la carretera.

Además, la videotelemática proporciona información sobre el comportamiento del conductor, entre otras cosas:

• Infracciones por exceso de velocidad: podrá incentivar a los conductores para que respeten los límites de velocidad establecidos, ya que el exceso de velocidad contribuye a casi un tercio de los accidentes de tráfico mortales.
• Alertas de accidentes: cuando se produzca un accidente, recibirás una alerta sobre cuándo y dónde ocurrió. Además, las cámaras inteligentes integradas proporcionan imágenes de los sucesos, lo que elimina la necesidad de revisar manualmente horas de grabaciones.
• Actividad del conductor, incluidos frenazos bruscos, volantazos o paradas prolongadas: puede supervisar el rendimiento del conductor y tomar decisiones informadas para mejorar la seguridad de su flota mediante la supervisión del comportamiento del conductor.

• Plataforma abierta con integraciones sin fisuras.

Tu software de gestión de flotas debe permitir integraciones con datos de terceros a través de API, webhook, bomba de datos o un servicio de mapas web.

Las soluciones para flotas deben poder integrarse con:

• Software de mantenimiento
• Sistemas de gestión
• Proveedor de tarjetas de combustible
• Software de infraestructura
• Cartografía

Además, la integración bidireccional obtiene información basada en datos. Esta función permite combinar datos de otros sistemas y compartir datos de la plataforma de gestión de flotas con otras aplicaciones de terceros.

• Programador de mantenimiento

Una aplicación de gestión de flotas eficaz debe ser capaz de programar el mantenimiento en función del tiempo y la frecuencia de uso, directamente desde la plataforma. Debería poder personalizar las alertas de mantenimiento e integrarlas con el software de mantenimiento, reduciendo así los tiempos de inactividad no planificados.

Además de la supervisión del mantenimiento preventivo, algunas de las soluciones avanzadas de gestión de flotas también están empezando a integrar la funcionalidad de mantenimiento predictivo en su plataforma.

• Supervisión de activos y carga

La supervisión de activos y cargas es otra función indispensable, especialmente para los proveedores de servicios logísticos. La integración de sensores de proximidad junto con el sistema de seguimiento de vehículos de flota permite rastrear mercancías de gran valor durante el transporte. Estos sensores de proximidad se fijan a la carga y se asocian a un dispositivo telemático en la parte trasera para ofrecerte una visibilidad sin precedentes de su operación.

¿Por qué debería tener estas características su solución de gestión de flotas?

Elegir una solución de gestión de flotas con las características descritas anteriormente tiene varias ventajas:

• Mayor visibilidad

Te ayuda a controlar qué vehículos han entrado o salido de una zona determinada y a qué hora, y a realizar un seguimiento de todos sus activos o mercancías, para evitar pérdidas o robos.

• Reducción de riesgos y mejora de la seguridad de la flota

Puedes mejorar la seguridad de tu flota gracias a la videotelemática integrada, que proporciona información sobre el comportamiento de los conductores y te avisa cuando se producen incidentes notificables.

En segundo lugar, la funcionalidad de planificación del mantenimiento puede ayudarte a aumentar la seguridad del conductor, ya que puede obtener informes detallados sobre el estado del motor y programar el mantenimiento.

Además, con una geovalla, puede aumentar la seguridad de sus mercancías haciendo un seguimiento de los vehículos que han salido de sus límites virtuales, y con los sensores de proximidad puede hacer un seguimiento de los bienes y mercancías.

• Haz un uso integrado de los datos del IoT en sus procesos

El IoT te permite recopilar información útil y datos en tiempo real sobre los vehículos, lo que simplifica la supervisión, el mantenimiento preventivo y la planificación de rutas.

¿Cómo ayuda el IoT en la gestión de flotas?

Incorporar los datos del Internet de las Cosas (IoT) a los procedimientos de gestión de flotas permite tomar decisiones basadas en datos y aumenta la eficiencia operativa. Los dispositivos IoT, como los rastreadores electrónicos de vehículos, los sensores de proximidad y los dispositivos telemáticos, pueden ayudar en:

• Seguimiento de vehículos: siempre tendrás información sobre dónde se encuentra tu flota, si han cruzado zonas designadas y el estado de seguridad de su carga y activos.
  • Comprensión del comportamiento y la seguridad de los conductores: puedes realizar un seguimiento de métricas como las infracciones de los límites de velocidad, los frenazos bruscos y los giros bruscos, con lo que obtendrás información sobre los patrones de conducción y, como resultado, podrás reducir los costes del seguro.
  • Mantenimiento y diagnóstico: puedes configurar alertas de mantenimiento, especialmente cuando se activa un código DTC. De este modo, reducirás los tiempos de inactividad imprevistos y los costes de reparación.
  • Utilización de activos: al supervisar el tiempo de inactividad de toda su flota, puedes identificar cómo mejorar el rendimiento de los conductores reasignando nuevas rutas.

Optimiza la gestión de tu flota

Con la funcionalidad de planificación del mantenimiento, podrás reducir los tiempos de inactividad y los costes de mantenimiento y reparación imprevistos, que suponen un gasto importante para la flota. Además, la supervisión de los vehículos te proporcionará visibilidad e información, reduciendo los retrasos en los proyectos y la planificación.

Además, los sistemas telemáticos con cámara te ayudarán a mitigar el riesgo de accidentes y a saber qué conductores están poniendo en peligro su flota y su carga. En general, esto ayudará a reducir el impacto financiero de cualquier reclamación al seguro tras un accidente.

Por último, una solución de gestión de flotas con una interfaz fácil de usar te permite personalizar los informes y otras funciones del software, mejorando así la eficacia de la gestión de su flota.

Conclusiones

La implantación de una solución de este tipo tiene el potencial de aportar mejoras significativas en las operaciones de la flota y en la productividad de los conductores, así como de mejorar sus resultados financieros.

Aunque no faltan soluciones de control de flotas, puede resultar difícil elegir entre las opciones disponibles. Un sistema de gestión de flotas eficaz debe ser capaz de adaptarse para dar soporte a flotas de diferentes tamaños.

Además de las funcionalidades comentadas anteriormente, una solución escalable te permitirá personalizarla para satisfacer las necesidades cambiantes de su empresa. Invertir en un software de gestión de flotas fiable puede tener un impacto significativo en la productividad y en sus resultados financieros.

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